Dans un contexte dynamique et de forte volonté d’optimisation des moyens et des résultats, la Communauté de Communes recrute un(e) assistant(e) de gestion administrative.

Grade : grade d’adjoint administratif et grades d’avancement
Horaires de travail : 35 heures par semaine, travail annualisé – présence obligatoire lors de l’ouverture de la structure (du lundi au vendredi de 8h30-12h / 13h30-17h)
Permis de conduire et véhicule
Résidence administrative : BOUXWILLER
À pourvoir à compter du 15 décembre 2022

MISSIONS

• Accueillir et renseigner le public :

Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
Orienter le public

• Assurer la gestion du courrier « arrivé » :

Réceptionner et enregistrer le courrier et les mails entrants
Assurer son dispatching après visa de la direction et du Président

• Assurer le suivi de la planification des réunions :

Envoyer les invitations, les comptes rendus de réunions par le biais d’une plateforme dématérialisée
Assurer la tenue de l’agenda électronique pour le Président et les élus
Assurer le suivi de l’occupation des salles
Selon le cas rédiger ou contrôler et mettre en signature les invitations et comptes rendus de réunions

• Organiser les réceptions :

Assurer l’organisation intégrale pour les réceptions organisées par la Maison de l’Intercommunalité
Assurer un rôle de soutien lors de réceptions organisées par les services décentralisés

• Assurer la gestion des salles et des accès de la Maison de l’Intercommunalité :

Assurer le suivi des réservations de salles pour les extérieurs (convention, état des lieux, remise des clés…)
Assurer la gestion des accès à la Maison de l’Intercommunalité et tenir à jour un listing de remise des clés pour les autres bâtiments de la communauté de communes
Être garant du maintien de l’ordre au sein de l’espace accueil et des espaces publics de la Maison de l’Intercommunalité

• Assurer la gestion de la banque de matériel en lien avec le service technique :

Rédiger les conventions
Tenir à jour les plannings de location
Tenir à jour un tableau de bord de suivi

• Assurer le remplacement de l’assistante de direction en cas d’absence :

Remplacement à effectuer pour les dossiers importants et/ou urgents
Gérer la transmission des actes au contrôle de légalité
…

• Diverses tâches administratives :

Gérer les stocks d’approvisionnement des photocopieurs
Assurer la gestion des appareils de reprographie mis à disposition des associations
Assurer la communication en interne lors de location de salles par des externes
Informer l’agent de nettoyage des réunions / réceptions / travail prioritaire à effectuer
…

COMPÉTENCES ATTENDUES

• Sens de l’organisation, être méthodique et rigoureux
• Qualités d’accueil, d’écoute, d’orientation du public
• Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
• Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités
• Savoir travailler en étroite collaboration avec les responsables et agents des sites excentrés
• Sens du service public
• Bonne maitrise de l’outil informatique
• Être moteur et apporter des idées de développement pour un accueil de qualité

DIPLÔMES

• Diplômes : Bac Pro Services aux personnes et aux territoires – Bac Pro Gestion Administration

REMUNERATION

• Rémunération statutaire
• Régime indemnitaire
• Tickets restaurant
• Participation mutuelle et prévoyance
• Œuvres sociales

Informations complètes sur ce poste :  voir fiche de poste ci-dessous.